Polityka prywatności

Wersja archiwalna: 2026-09-30-v4 (obowiązywała od 30 września 2026 r.).

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Operator Platformy Specja-Lista.

W sprawach prywatności i realizacji praw napisz na kontakt@specja-lista.pl. Przed startem produkcyjnym operator dokumentuje ocenę, czy musi wyznaczyć inspektora ochrony danych; jeżeli zostanie wyznaczony, jego dane zastąpią ten komunikat.

2. Kiedy operator jest administratorem, a kiedy procesorem

Operator jest administratorem danych, gdy sam określa cel i sposób prowadzenia kont, katalogu, SpecjaMatch, Giełdy potrzeb, weryfikacji, bezpieczeństwa, moderacji, własnego marketingu, pośrednictwa, prowizji, reklamacji Platformy i obowiązków prawnych.

Specjalista jest odrębnym administratorem, gdy używa danych do wykonania własnej konsultacji, prowadzenia dokumentacji zawodowej lub medycznej, wystawienia dokumentu sprzedaży, obsługi reklamacji świadczenia albo własnej kampanii. Jeżeli operator udostępnia mu narzędzie i działa wyłącznie według jego udokumentowanych poleceń — w szczególności wysyła newsletter — operator jest procesorem na zasadach opisanych w Powierzenie danych. Nie zastępuje to własnej informacji o prywatności specjalisty.

3. Źródła danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, z jego urządzenia, od wybranego specjalisty, Stripe, dostawcy logowania, źródła weryfikacyjnego, publicznego rejestru zawodowego, wystawcy dokumentu lub — po dobrowolnym połączeniu — z dozwolonego zakresu LinkedIn lub Kalendarza Google specjalisty. Dane o rezerwacji mogą zostać przekazane przez specjalistę tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę i realizuje żądaną funkcję.

4. Zakres, cele i podstawy prawne

• Odwiedziny i bezpieczeństwo: adres IP, urządzenie, przeglądarka, logi, żądania i identyfikator sesji — dostarczenie strony, bezpieczeństwo i diagnostyka; niezbędność usługi oraz uzasadniony interes.
• Konto: e-mail, imię/nazwa, status, logowanie, zgody, aktywność i komunikacja — zawarcie i wykonanie umowy, obowiązek prawny oraz bezpieczeństwo.
• Profil: zdjęcie, video zewnętrzne, zawód, edukacja, doświadczenie, lokalizacja, języki, oferta, motyw, social media, aktualny adres profilu/sklepu oraz poprzednie adresy potrzebne do przekierowań — wykonanie umowy, publikacja na żądanie specjalisty, ciągłość linków i bezpieczeństwo.
• Dokumenty sprzedawcy: wybrany tryb, rodzaje oferty, adresy własnego regulaminu i polityki, wersja szablonu, odcisk danych oraz dowód zatwierdzenia — uruchomienie zgodnej sprzedaży, przekazanie informacji klientowi i wykazanie warunków obowiązujących przy zamówieniu.
• Firma i zespół: nazwa, dane rejestrowe i kontaktowe, logo, opis, osoba zarządzająca, stanowisko oraz historia próśb, potwierdzeń i usunięcia powiązania ze specjalistą — utworzenie profilu firmy, bezpieczeństwo i przeciwdziałanie podszywaniu się. NIP służący weryfikacji nie jest publikowany w profilu.
• LinkedIn: po dobrowolnym OIDC pobieramy jednorazowo tylko dane udostępnione w dozwolonym podstawowym profilu, obecnie imię i zdjęcie. Nie przechowujemy tokenu po użyciu i nie traktujemy importu jako weryfikacji kwalifikacji.
• Kalendarz Google i Google Meet (specjaliści): po dobrowolnym połączeniu konta Google przez specjalistę prosimy Google o uprawnienie do wydarzeń kalendarza (zakres calendar.events) i używamy go wyłącznie do tworzenia, odczytu i usuwania wydarzeń, które sama Platforma dodaje do jego głównego kalendarza. Dla każdej opłaconej rezerwacji tworzymy wydarzenie z terminem, nazwą usługi i nowym linkiem Google Meet, a przy anulowaniu je usuwamy. Adres e-mail Klienta dodajemy do wydarzenia tylko wtedy, gdy specjalista włączy tę opcję. Nie odczytujemy innych wydarzeń ani kontaktów, nie używamy tych danych do reklam, profilowania ani trenowania modeli AI i nie sprzedajemy ich. Przechowujemy zaszyfrowany token odświeżania do czasu odłączenia konta Google w panelu lub w ustawieniach konta Google; odłączenie w panelu unieważnia token w Google i usuwa go z Platformy. Podstawa: wykonanie umowy ze specjalistą na jego żądanie. Korzystanie przez Specja-listę z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach API Google, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytku (Limited Use). Specja-Lista's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
• Weryfikacja: dane tożsamości, dokumenty, numery, wystawca, rejestr, wyniki kontroli, korespondencja i odwołanie — wykonanie umowy, obowiązki identyfikowalności sprzedawcy, bezpieczeństwo i przeciwdziałanie oszustwom. Dokument tożsamości powinien przetwarzać zatwierdzony dostawca KYC; Platforma zachowuje przede wszystkim wynik i zakres kontroli.
• Rezerwacja i zakup: imię, e-mail, specjalista, oferta, termin, miejsce lub prywatny link spotkania, cena, waluta, kod rabatowy, status płatności, anulowanie, reklamacja i dostawa — wykonanie umów, obowiązki prawne i roszczenia. Po potwierdzeniu płatności właściwy sprzedawca otrzymuje imię i e-mail Klienta oraz dane transakcji konieczne do realizacji. Jeżeli Klient chce fakturę, zapisujemy także rodzaj nabywcy, imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres, kraj oraz NIP/numer VAT firmy. Dane te otrzymuje wyłącznie właściwy sprzedawca i upoważnieni administratorzy, a po uruchomieniu integracji także wybrany przez sprzedawcę dostawca fakturowania. Pełne dane karty pozostają u Stripe.
• Dobrowolny kwestionariusz przed konsultacją: odpowiedzi na maksymalnie pięć pytań dopasowanych lokalnie do zawodu i wcześniejszej odpowiedzi — wyraźna zgoda na dane o zdrowiu i przygotowanie wybranego specjalisty do spotkania. Odpowiedzi są szyfrowane, nie trafiają do zamówienia ani e-maila i nie są używane do reklamy.
• Czat tekstowy: treść wiadomości, strony rozmowy, czas i powiązana rezerwacja — wykonanie zamówionej konsultacji, bezpieczeństwo oraz, gdy wiadomość ujawnia zdrowie, odrębna wyraźna zgoda Klienta. Treść jest szyfrowana i nie służy marketingowi, profilowaniu ani trenowaniu modeli.
• Numer telefonu przy rezerwacji: jeśli go podasz, przekazujemy go wybranemu specjaliście wyłącznie do ustaleń dotyczących tej rezerwacji (np. zmiany godziny) — wykonanie zamówionej usługi. Podanie numeru jest dobrowolne.
• SpecjaMatch: opis wpisany dobrowolnie, budżet i forma — jednorazowe dopasowanie na wyraźne żądanie i, gdy opis ujawnia zdrowie, wyraźna zgoda. Aktualna wersja analizuje treść lokalnie i nie zapisuje jej w historii.
• Giełda potrzeb: publiczny opis, zawód, forma, miasto, niepubliczny e-mail, potwierdzenie i odpowiedzi — publikacja na żądanie; dla danych zdrowotnych wyraźna zgoda. Po moderacji publiczna treść może trafić w indywidualnym alercie do aktywnych, zweryfikowanych specjalistów, bez adresu e-mail autora i bez ujawniania listy odbiorców. Zgłoszenie wygasa po 90 dniach albo wcześniej po wycofaniu.
• Opinie: ocena, tekst, transakcja źródłowa, oznaczenie opinii o specjaliście albo firmie, status moderacji i zgłoszenia — publikacja na żądanie oraz uzasadniony interes w wiarygodności i ochronie praw.
• Marketing Platformy: e-mail, zgoda, wersja i źródło — zgoda na komunikację elektroniczną; brak zgody nie ogranicza konta lub zakupu.
• Newsletter specjalisty: e-mail, zapis, potwierdzenie, kampania, dostarczenie i wypis — zgoda odbiorcy; operator działa także jako procesor specjalisty.
• Rozliczenia, DAC7 i prawo: dane identyfikacyjne i podatkowe, rachunek, transakcje, prowizje, zwroty, spory i raporty — obowiązek prawny, wykonanie umowy i roszczenia.

5. Dane dotyczące zdrowia

Do zwykłego przeglądania katalogu, rezerwacji i płatności nie wymagamy diagnozy, PESEL ani dokumentacji medycznej. Użytkownik może jednak ujawnić informacje o zdrowiu w SpecjaMatch, Giełdzie pomocy, dobrowolnym kwestionariuszu przed konsultacją lub komunikacji ze specjalistą. W funkcjach operatora podstawą ich dobrowolnego przetwarzania jest wyraźna, konkretna zgoda. Nie łączymy jej z akceptacją regulaminu i nie używamy tych danych do reklam, newsletterów ani trenowania modeli.

Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze przetwarzanie oparte wyłącznie na niej i może wyłączyć daną funkcję. Nie narusza zgodności wcześniejszych działań ani przechowywania wymaganego przez prawo lub koniecznego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane medyczne przetwarzane przez specjalistę w celu opieki podlegają jego własnym podstawom i obowiązkom.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane oznaczone jako wymagane są konieczne do danej funkcji, umowy lub obowiązku prawnego. Bez e-maila nie utworzymy konta ani rezerwacji; bez danych sprzedawcy i KYC nie uruchomimy płatności; bez dokumentów nie przyznamy oznaczenia weryfikacji. Zdrowie, video, social media, marketing i import LinkedIn/CV są dobrowolne, chyba że konkretny dokument stanowi wymagany dowód kwalifikacji.

7. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą otrzymać: wybrany specjalista, Stripe, Google (Kalendarz i Meet — tylko po połączeniu konta przez specjalistę), hosting i CDN, prywatny magazyn plików, poczta/SMS, dostawca logowania, KYC, OCR/AI, skanowanie antywirusowe, księgowość, fakturowanie, obsługa klienta, analityka uruchomiona po zgodzie, doradcy oraz organy uprawnione. Każdy otrzymuje zakres konieczny do roli. Przed produkcją operator publikuje konkretną listę dostawców, ich role, lokalizacje i linki do informacji o prywatności.

8. Transfery poza EOG

Jeżeli odbiorca przetwarza dane poza EOG, operator stosuje odpowiedni mechanizm: decyzję Komisji Europejskiej o adekwatności albo standardowe klauzule umowne, wraz z oceną transferu i środkami dodatkowymi, gdy są potrzebne. Kopię właściwego zabezpieczenia można uzyskać przez kontakt do spraw prywatności, z wyłączeniem informacji chronionych.

9. Okresy przechowywania

• konto i profil: przez czas umowy; po jej zakończeniu dane operacyjne są usuwane lub ograniczane, a dowody umowy i roszczeń przechowywane nie dłużej niż do końca właściwego okresu przedawnienia, zwykle maksymalnie 6 lat;
• zamówienia, prowizje i dokumenty podatkowe: przez okres wymagany prawem podatkowym i rachunkowym, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku, dłużej tylko dla trwającego postępowania;
• publiczna Giełda potrzeb: do wycofania lub 90 dni od publikacji; niepubliczny dowód zgody i moderacji może pozostać do 3 lat dla obrony praw;
• newsletter: do wypisu; minimalny dowód zgody i informacja o sprzeciwie mogą pozostać do 3 lat od ostatniej wiadomości lub wycofania, aby wykazać zgodność i nie wysłać ponownie;
• niepotwierdzone zapisy: token zapisu wygasa po 48 godzinach; niepotwierdzony rekord jest usuwany według krótkiego harmonogramu technicznego;
• kwestionariusz przed konsultacją: do wcześniejszego usunięcia przez Klienta albo 30 dni po terminie spotkania; odpowiedzi są dostępne tylko zalogowanemu Klientowi i właściwemu specjaliście;
• wiadomości czatu: do czasu usunięcia rozmowy — każda strona może usunąć rozmowę ze swojego widoku, a gdy usuną ją obie, jest trwale kasowana z serwera; strony przenoszą do własnego właściwego systemu tylko te informacje, których przechowywania wymaga od nich prawo;
• numer telefonu podany przy rezerwacji: tak długo jak dane rezerwacji, a następnie usuwany razem z nimi;
• surowe dokumenty kwalifikacyjne i CV: przez czas weryfikacji i odwołania; docelowy harmonogram ich automatycznego usuwania, co do zasady krótki i nie dłuższy niż potrzebny, jest warunkiem startu;
• wynik KYC i weryfikacji: przez czas oznaczenia oraz okres potrzebny do kontroli, obowiązku prawnego lub roszczeń; kopii dokumentu tożsamości nie przechowujemy bez odrębnej konieczności;
• szkic z CV/AI: do zatwierdzenia lub odrzucenia, a następnie usunięcia według harmonogramu; zatwierdzone dane stają się częścią profilu;
• połączenie z Kalendarzem Google: zaszyfrowany token do odłączenia konta Google; wydarzenia utworzone w kalendarzu specjalisty pozostają w jego koncie Google i podlegają jego ustawieniom;
• logi bezpieczeństwa: domyślnie do 12 miesięcy; dane konkretnego incydentu dłużej, do jego wyjaśnienia i przedawnienia roszczeń;
• kopie zapasowe: rotacyjnie przez krótki okres zatwierdzony przed produkcją, po czym są nadpisywane.

Terminy mogą zostać przedłużone tylko, gdy wymaga tego prawo, nakaz organu, spór lub zabezpieczenie roszczenia. Po celu dane są usuwane lub trwale anonimizowane.

10. AI, dopasowanie i decyzje

AI lub reguły mogą przygotować listę dopasowań, szkic profilu z CV lub sygnał do kontroli dokumentu. Zawsze informujemy o użyciu automatyzacji i jej głównych kryteriach. Wynik SpecjaMatch nie jest diagnozą. Szkic profilu wymaga zatwierdzenia specjalisty, a negatywna decyzja weryfikacyjna — możliwości kontroli człowieka i przedstawienia stanowiska.

Nie podejmujemy wyłącznie automatycznie decyzji wywołującej wobec użytkownika skutek prawny lub podobnie istotny bez właściwej podstawy i zabezpieczeń. Przed podłączeniem zewnętrznego AI dla danych zdrowotnych lub dokumentów wykonujemy DPIA, umowy, testy, ograniczenie celu i zakaz treningu na danych Specja-listy bez osobnej podstawy. Pełne zasady zawiera Zasady AI i automatyzacji.

11. Marketing i cookies

Informacje handlowe e-mailem lub innym kanałem wysyłamy po uprzedniej zgodzie właściwej dla wskazanego nadawcy. Double opt-in ogranicza ryzyko użycia cudzego adresu, ale nie zastępuje jasnej zgody. Wypis działa jednym krokiem. W wiadomościach newslettera mierzymy otwarcia (obrazek zliczający) i kliknięcia w linki (przekierowanie przez nasz serwer), aby autor listy wiedział, które treści są przydatne; nie używamy tych danych do profilowania zdrowotnego ani do segmentacji po zdrowiu, a wypis kończy pomiar. Cookies analityczne, marketingowe i zewnętrzne media działają dopiero po wyborze w panelu zgód; odmowa jest równie łatwa jak akceptacja.

Prowadzimy anonimowe statystyki odwiedzin bez plików cookies: adres IP służy wyłącznie do ustalenia kraju i miasta i nie jest zapisywany.

Numer na certyfikacie ukończenia kursu pozwala każdemu, komu go przekażesz, sprawdzić na stronie specja-lista.pl/certyfikat imię i nazwisko, nazwę kursu, prowadzącego i datę ukończenia.

12. Prawa osoby

Możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec uzasadnionego interesu i marketingu oraz wycofać zgodę. Masz prawo do informacji o automatycznym przetwarzaniu i interwencji człowieka, gdy ma zastosowanie. Odpowiemy co do zasady w miesiąc; termin może zostać przedłużony o dwa miesiące przy złożoności lub liczbie żądań, o czym poinformujemy. Możemy potwierdzić tożsamość bez zbierania nadmiarowych danych.

Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. Kontakt z organem nie odbiera prawa do sądu.

13. Bezpieczeństwo i naruszenia

Stosujemy adekwatne środki: uprawnienia według roli, uwierzytelnienie, szyfrowanie transmisji, prywatne magazyny, linki ograniczone czasem i liczbą pobrań, skanowanie plików przed produkcją, kopie, aktualizacje, logi zdarzeń, testy i procedury incydentów. Żadne zabezpieczenie nie daje absolutnej gwarancji. Naruszenie oceniamy, dokumentujemy i — gdy wymagają tego przepisy — zgłaszamy organowi w ciągu 72 godzin od stwierdzenia oraz informujemy osoby przy wysokim ryzyku.

14. Dzieci i osoby pozostające pod opieką

Platforma nie jest kierowana samodzielnie do dzieci. Konto i rezerwację dla dziecka prowadzi opiekun, który potwierdza umocowanie do przekazania jego danych. Specjalista określa własne zasady zgody małoletniego i opiekuna zgodnie z prawem i charakterem usługi. Giełda potrzeb nie powinna zawierać danych pozwalających zidentyfikować dziecko.

15. Zmiany polityki

Zmiana otrzymuje nową datę i wersję. O istotnej zmianie celu, odbiorcy, AI albo praw poinformujemy w koncie lub e-mailem przed jej zastosowaniem, gdy jest to wymagane. Jeżeli nowy cel wymaga zgody, poprosimy o nią oddzielnie; brak zgody nie zostanie uznany za zgodę.

Wersja aktualna