1. Strony i zastosowanie

Operatorem jest podmiot prowadzący Platformę Specja-Lista.

Niniejsze warunki są umową powierzenia z art. 28 RODO między specjalistą jako administratorem a operatorem jako procesorem. Stosują się tylko do funkcji, w których operator działa na udokumentowane polecenie specjalisty, obecnie do prowadzenia listy i wysyłki newslettera specjalisty. W pozostałych celach role opisuje Polityka prywatności.

2. Przedmiot, czas, charakter i cel

Przedmiotem jest przechowywanie zapisów, potwierdzeń i wypisów, przygotowanie kolejki, wysyłka kampanii oraz obsługa techniczna. Przetwarzanie trwa przez korzystanie z funkcji, a po zakończeniu do zwrotu lub usunięcia danych i kopii według zatwierdzonej retencji, chyba że prawo wymaga dalszego przechowania.

3. Osoby i dane

Osobami są subskrybenci listy specjalisty. Zakres obejmuje adres e-mail, datę, źródło i wersję zgody, potwierdzenie, status wypisu, identyfikatory techniczne, kampanię, status dostarczenia oraz fakt otwarcia wiadomości i kliknięcia w link. Funkcja nie może służyć do danych zdrowotnych, dokumentacji, diagnoz, profilowania medycznego ani list klientów bez odrębnej zgody marketingowej.

4. Polecenia administratora

Udokumentowanymi poleceniami są operacje wykonane w panelu zgodnie z tym dokumentem. Specjalista odpowiada za legalność celu, treści, odbiorców i zgody. Jeżeli polecenie narusza RODO lub inne prawo ochrony danych, operator informuje o tym i wstrzymuje wykonanie, chyba że prawo zakazuje informacji.

5. Obowiązki operatora

• przetwarza dane tylko na polecenie i zapewnia poufność osób upoważnionych;
• stosuje środki z art. 32 RODO, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, logi, kopie, testy i ograniczenie danych;
• wspiera realizację praw osób, DPIA, konsultacje i obowiązki bezpieczeństwa w zakresie dostępnych informacji;
• zgłasza specjaliście naruszenie bez zbędnej zwłoki wraz z dostępnymi informacjami potrzebnymi do oceny;
• po zakończeniu, według wyboru specjalisty, usuwa lub zwraca dane, chyba że prawo wymaga przechowania;
• udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności i umożliwia rozsądny audyt bez naruszania bezpieczeństwa innych klientów.

6. Podprocesorzy

Specjalista udziela ogólnej zgody na zatwierdzonych dostawców hostingu, poczty, bezpieczeństwa i infrastruktury wskazanych na aktualnej liście. Operator informuje o planowanej zmianie z wyprzedzeniem pozwalającym zgłosić uzasadniony sprzeciw. Z podprocesorem zawiera obowiązki ochrony nie mniej wymagające niż te warunki i odpowiada za ich wykonanie w zakresie RODO.

7. Transfery

Dane poza EOG są przekazywane wyłącznie na udokumentowane polecenie lub na podstawie prawa, z zastosowaniem decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul, oceną transferu i środkami dodatkowymi. Lokalizacja i mechanizm są ujawniane na liście dostawców przed produkcją.

8. Prawa osób i kontakt

Operator przekazuje specjaliście żądanie dotyczące jego listy i nie odpowiada samodzielnie, chyba że działa we własnej roli albo ma polecenie. Funkcja zapewnia wypis jednym krokiem. Specjalista odpowiada za odpowiedź osobie i własną informację o prywatności; operator udziela rozsądnego wsparcia.

9. Naruszenia zasad wysyłki

Operator może wstrzymać kampanię lub funkcję, gdy odbiorcy nie mają ważnej zgody, występują skargi lub odbicia, treść jest bezprawna, zagrożona jest reputacja domeny albo polecenie narusza bezpieczeństwo. Wstrzymanie nie zwalnia specjalisty z obowiązków wobec osób.

10. Pierwszeństwo i zakończenie

W razie sprzeczności w zakresie powierzenia pierwszeństwo ma ten dokument, a następnie Warunki dla specjalistów. Umowa powierzenia kończy się z wyłączeniem funkcji lub umowy głównej, z zachowaniem poufności, usunięcia i dowodów. Akceptacja obejmuje aktualną listę podprocesorów, środki techniczne i harmonogram usunięcia danych.